Approbation et dépôt des comptes annuels : obligations légales des sociétés

Chaque année, les sociétés commerciales immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS) doivent respecter une procédure rigoureuse d’approbation et de dépôt des comptes annuels. Ces obligations, fixées par le Code de commerce, s’imposent à la grande majorité des entreprises françaises et sont assorties de sanctions en cas de manquement. Cet article vous propose un tour d’horizon complet des règles applicables en 2025.

1. Qu’est-ce que les comptes annuels ?

Les comptes annuels sont constitués de trois documents comptables obligatoires :

• Le bilan (actif et passif) ;
• Le compte de résultat (charges et produits) ;
• L’annexe (commentaires et précisions sur les deux premiers documents).

Ils donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise à la clôture de l’exercice.

Les sociétés doivent également établir, le cas échéant, un rapport de gestion, un rapport sur les conventions réglementées, et parfois un rapport du commissaire aux comptes, selon leur forme juridique et leur taille.

2. L’approbation des comptes : une obligation annuelle

a) Qui est concerné ?

Toutes les sociétés commerciales, notamment les SARL, EURL, SAS, SASU, SA et SNC, sont soumises à cette obligation, à l’exception de certains cas particuliers (micro-entrepreneurs, entreprises individuelles, etc.).

b)Délai d’approbation

Les associés ou actionnaires doivent approuver les comptes dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice social. Par exemple, pour un exercice clos au 31 décembre, les comptes doivent être approuvés au plus tard le 30 juin de l’année suivante.

c) Formalisme de l’approbation

L’approbation se fait lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGO) ou selon d’autres modalités prévues par les statuts. À cette occasion, les associés :

• Examinent les comptes ;
• Votent leur approbation ;
• Affectent le résultat (distribution de dividendes ou mise en réserve) ;
• Peuvent approuver les conventions réglementées.

Un procès-verbal d’assemblée générale doit être rédigé et signé.

3. Le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce

a) Délai de dépôt

Après l’approbation, les comptes doivent être déposés dans le mois qui suit l’AGO (ou dans les deux mois si le dépôt est effectué en ligne via le site du guichet unique ou infogreffe.fr).

Pour une AGO tenue le 30 juin, le dépôt doit avoir lieu avant le 31 juillet (ou avant le 31 août en cas de dépôt dématérialisé).

b) Pièces à déposer

Le dossier de dépôt des comptes comprend :

• Les comptes annuels signés (bilan, compte de résultat, annexe) ;
• Le procès-verbal d’assemblée générale ou décision d’associé unique ;
• Le rapport du commissaire aux comptes, s’il y en a un ;
• Le cas échéant, le rapport de gestion (obligatoire pour certaines sociétés).

Le dépôt se fait désormais exclusivement via le guichet unique des formalités des entreprises (formalites.entreprises.gouv.fr).

c) Sanctions en cas de non-respect

Le défaut de dépôt des comptes expose la société et ses dirigeants à plusieurs sanctions :

• Injonction de dépôt délivrée par le président du tribunal de commerce ;
• Amende civile pouvant aller jusqu’à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive) ;
• Responsabilité personnelle du dirigeant en cas de préjudice.